E-Rechnung: was gilt, ab wann — und wie Sie eine schreiben

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht, und für wen?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen und beginnt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.

Betroffen ist ausdrücklich nur das Verhältnis zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind — also Sitz, Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder ersatzweise Wohnsitz beziehungsweise gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, Rechnungen an Kunden im Ausland ebenso.

Die Empfangspflicht und die Ausstellungspflicht sind zwei getrennte Dinge, und sie beginnen nicht am selben Tag. Wer heute noch auf Papier abrechnen darf, muss trotzdem seit Anfang 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Der Grund steht im Gesetz: die Übermittlung braucht nur dort die Zustimmung des Empfängers, wo keine Ausstellungspflicht besteht — wo sie besteht, kann der Empfänger sie nicht ablehnen.

§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 5, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG; § 27 Abs. 38 UStG. Eingeführt durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108).

Welche Übergangsfristen laufen wann aus?

Bis zum 31. Dezember 2026 darf für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 weiterhin auf Papier oder als PDF abgerechnet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und für EDI-Verfahren verlängert sich diese Möglichkeit um ein weiteres Jahr bis Ende 2027.

Der maßgebliche Umsatz ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Unternehmers, der die Rechnung ausstellt — nicht der des Empfängers. Wer 2026 über 800.000 Euro liegt, muss also ab dem 1. Januar 2027 ausstellen können.

§ 27 Abs. 38 Nr. 1 bis 3 UStG.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein gewöhnliches PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Ein PDF ist ein Abbild zum Ansehen, kein auswertbarer Datensatz.

Der Unterschied ist kein formaler. Aus einer XRechnung kann ein Programm den Rechnungsbetrag, den Steuersatz, das Leistungsdatum und die Bankverbindung lesen, ohne dass ein Mensch etwas abtippt. Aus einem PDF muss man diese Angaben erkennen — mit Texterkennung, mit Schätzungen und mit Fehlern. Genau diesen Schritt soll die Norm abschaffen.

Bis Ende 2024 galt umgekehrt: ein PDF war eine anerkannte elektronische Rechnung. Diese Einordnung hat sich mit dem Wachstumschancengesetz umgedreht. Wer heute „elektronische Rechnung" sagt und ein PDF meint, benutzt einen Begriff, den das Gesetz inzwischen anders besetzt hat.

§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG; das zulässige Format regelt § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG mit Verweis auf die europäische Norm EN 16931 und die Richtlinie 2014/55/EU.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können, auch wenn ich selbst noch keine stellen muss?

Ja. Die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen, wird seit dem 1. Januar 2025 vorausgesetzt und kennt keine Übergangsfrist. Sie gilt auch für Kleinunternehmer und auch dann, wenn Sie selbst noch auf Papier abrechnen dürfen. Ein E-Mail-Postfach, das der Rechnungssteller erreichen kann, genügt technisch.

Es braucht also kein Portal und keinen kostenpflichtigen Zugang. Was es braucht, ist eine Adresse, die der Geschäftspartner kennt, und ein Weg, die eingehende Datei acht Jahre lang unverändert aufzubewahren. Der zweite Teil wird häufiger übersehen als der erste.

Wer den Empfang nicht sicherstellt, verliert nicht automatisch den Vorsteuerabzug — aber er trägt das Risiko: Der Aussteller darf rechtmäßig eine E-Rechnung schicken, und die gilt als zugegangen, sobald sie im vereinbarten Postfach liegt.

§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG (Zustimmung nur, soweit keine Pflicht nach Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 besteht); § 14b Abs. 1 UStG. Zur Genügsamkeit eines E-Mail-Postfachs: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, ergänzt durch BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.

XRechnung oder ZUGFeRD — was ist der Unterschied?

XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind zulässig. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung; im Verkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD beliebt, weil ein Mensch das PDF ohne Hilfsmittel lesen kann.

Rechtlich sind beide gleichwertig. Der Unterschied ist praktischer Natur: Bei ZUGFeRD sieht der Empfänger sofort etwas, das aussieht wie eine Rechnung. Bei XRechnung sieht er zunächst XML — auswerten kann seine Software beides gleich gut. Maßgeblich ist bei einem Hybridformat ohnehin der strukturierte Teil, nicht das Bild darüber. Weichen beide voneinander ab, gilt die XML-Datei.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen — mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht alle Pflichtangaben im strukturierten Teil führen.

Was Sie nehmen sollen: Fragen Sie den Empfänger. Behörden nennen fast immer XRechnung samt Leitweg-ID. Unter Unternehmen ist beides üblich; wer keine Vorgabe bekommt, liegt mit XRechnung nie falsch.

§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG in Verbindung mit EN 16931 und Richtlinie 2014/55/EU. Zur Zulässigkeit der beiden Formate: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, und die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung.

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht nicht?

Die Pflicht greift nur zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze und Rechnungen von Kleinunternehmern. Für alle übrigen inländischen Geschäftsvorfälle wird die E-Rechnung nach Ablauf der Übergangsfristen zum Regelfall.

• Bis 250 Euro Gesamtbetrag: Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das gilt allerdings nicht für Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.
• Fahrausweise: ebenfalls dauerhaft ausgenommen.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: Hier besteht schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen.
• Privatkunden: Im Verhältnis zum Nichtunternehmer gibt es keine E-Rechnungspflicht.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: von der Ausstellungspflicht befreit — siehe unten.

Eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht ist keine Ausnahme von der Empfangspflicht. Auch wer nie selbst eine E-Rechnung stellen muss, muss eine entgegennehmen können.

§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (Einleitungssatz zu § 4 Nr. 8 bis 29); § 33 Satz 1 und 4 UStDV; § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV; § 34a Satz 4 UStDV.

Was passiert, wenn die Rechnung formal falsch ist?

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Empfänger eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung besitzt. Kommt statt der vorgeschriebenen E-Rechnung ein PDF, oder fehlt eine Pflichtangabe, ist diese Voraussetzung zunächst nicht erfüllt. Der Aussteller kann die Rechnung berichtigen; die Berichtigung muss dann ihrerseits die Form der E-Rechnung haben.

Praktisch heißt das: Das Risiko trägt zuerst der Empfänger, denn er will die Vorsteuer ziehen. Ändern kann es nur der Aussteller. Deshalb lohnt es sich, unvollständige Rechnungen früh zu beanstanden statt erst in der Betriebsprüfung.

Zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehören unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag. Das Leistungsdatum fehlt am häufigsten.

§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG; § 14 Abs. 4 UStG; § 31 Abs. 5 UStDV (Berichtigung). Zur Behandlung von Format- und Inhaltsfehlern bei E-Rechnungen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren, und in welcher Form?

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil im Originalformat unverändert aufzubewahren. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF genügt dafür nicht, weil er die maschinell auswertbaren Daten nicht enthält.

Die Frist beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht statt zuvor zehn Jahre. Sie gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Institute unter Finanzaufsicht greift die Verkürzung später.

Über den gesamten Zeitraum müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Wer die XML-Datei nach dem Buchen löscht und nur das Sichtformat behält, erfüllt das nicht. Andere Vorschriften, etwa die zehnjährige Aufbewahrung nach der Abgabenordnung für bestimmte Unterlagen, bleiben davon unberührt.

§ 14b Abs. 1 Satz 1 bis 3 UStG; § 27 Abs. 40 UStG (Anwendung der verkürzten Frist); § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG; § 147 Abs. 3 AO. Die Verkürzung auf acht Jahre geht auf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zurück.

Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht befreit, selbst welche auszustellen. Ihre Rechnungen dürfen dauerhaft als Papier- oder PDF-Rechnung übermittelt werden; für ein elektronisches Format ist die Zustimmung des Empfängers nötig. Eine zeitliche Befristung dieser Ausnahme sieht die Verordnung nicht vor.

Die Befreiung steht in § 34a UStDV und ist bewusst ohne Enddatum formuliert: Eine Kleinunternehmerrechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung […] übermittelt werden." Sie hängt damit nicht an den Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG und läuft 2028 nicht aus.

Freiwillig eine E-Rechnung zu stellen, ist trotzdem erlaubt und oft praktisch — größere Auftraggeber verlangen es zunehmend von sich aus. Dabei gilt: In der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, sondern auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hingewiesen. Wer sie dennoch ausweist, schuldet sie nach § 14c Abs. 2 UStG.

§ 34a Satz 1 und 4 UStDV (eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024); § 19 UStG; § 14 Abs. 1 Satz 4 und 5 UStG; § 14c Abs. 2 UStG.

Wie verschicke ich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird üblicherweise als Anhang einer gewöhnlichen E-Mail versendet. Ein besonderes Portal, eine kostenpflichtige Plattform oder ein Netzwerkzugang ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass der Empfänger die strukturierte Datei tatsächlich erhält und sie unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren kann. Ein zusätzliches PDF zur Ansicht darf mitgeschickt werden.

Andere Wege sind ebenfalls zulässig: ein Download-Portal, eine Schnittstelle, ein gemeinsames Netzlaufwerk oder Peppol. Nicht ausreichend ist die Übergabe auf einem USB-Stick, weil es dabei an der elektronischen Übermittlung fehlt.

Öffentliche Auftraggeber machen den Weg meist vor — Bund und die meisten Länder betreiben eigene Rechnungseingangsportale und verlangen die Leitweg-ID zur Zuordnung.

§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG (ausgestellt, übermittelt und empfangen in strukturiertem Format); § 14b Abs. 1 UStG. Zu den zulässigen Übermittlungswegen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Adressierungskennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland eingehende Rechnungen der richtigen Stelle zuordnen. Sie ist nur erforderlich, wenn Sie an eine Behörde fakturieren, nicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Den Wert nennt Ihnen der Auftraggeber; ohne ihn wird die Rechnung dort abgewiesen.

In der XRechnung steht sie im Feld für die Käuferreferenz (BT-10). Dieses Feld ist im Standard eine Pflichtangabe und darf nicht leer bleiben. Wenn Ihr Kunde kein öffentlicher Auftraggeber ist und keine Referenz vorgibt, tragen Sie dort eine eigene sinnvolle Angabe ein — etwa die Bestellnummer oder die Rechnungsnummer.

Die Leitweg-ID ist keine Vorgabe des Umsatzsteuerrechts, sondern Bestandteil des Standards XRechnung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Wie schreibe ich eine E-Rechnung ohne teure Software?

Eine E-Rechnung lässt sich ohne kostenpflichtiges Programm schreiben: Es gibt kostenlose Web-Werkzeuge, Angebote einzelner Kammern und Verbände sowie Lösungen, die die eigene Steuerkanzlei bereitstellt. Wichtig ist allein, dass das Ergebnis ein gültiges Format nach EN 16931 ist und die Pflichtangaben vollständig enthält.

Der Fallstrick liegt nicht im Schreiben, sondern im Prüfen. Eine XRechnung kann beim Lesen völlig richtig aussehen und trotzdem gegen Regeln verstoßen, die der Empfänger automatisch anwendet — eine falsche Kennung, ein fehlender Ansprechpartner, eine nicht ausgefüllte Käuferreferenz. Auffallen tut das dann nicht Ihnen, sondern dem Empfänger, der die Datei zurückweist.

Deshalb ist die entscheidende Frage an ein Werkzeug nicht, ob es eine Datei erzeugt, sondern ob diese Datei gegen den offiziellen Regelsatz geprüft wurde.

Unser Angebot: Mandantinnen und Mandanten der AGA Wirtschaftskanzlei schreiben ihre Ausgangsrechnungen in der Buchhaltungs-Vorstufe der Kanzlei und laden das Ergebnis als XRechnung 3.0.2 herunter. Die Erzeugung wurde mit dem offiziellen Validator der KoSIT gegen XSD, EN 16931 und XRechnung 3.0.2 geprüft und meldete 0 Fehler. Für Mandanten fallen dafür keine zusätzlichen Kosten an.

§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 und § 14 Abs. 4 UStG. Der Validator und die Regelsätze stammen von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).